Prestation
Télésecrétariat
Secteur
Médical
Expertise
CPTS
Nos services de télésecrétariat médical pour les CPTS
Notre télésecrétariat médical aide les Communautés Professionnelles Territoriales de Santé (CPTS) en prenant en charge leurs missions administratives et organisationnelles à distance, ce qui améliore la coordination des soins et libère du temps pour les professionnels de santé.
Cela inclut la gestion des agendas, le filtrage des appels, le traitement des demandes administratives courantes (comme les arrêts de travail), et l’interface de communication entre patients et professionnels de santé. Notre télésecrétariat médical permet ainsi de renforcer l’efficacité des CPTS, de réduire le sentiment d’isolement des soignants et de faciliter les parcours de soins coordonnés au niveau du territoire.
Nous ne proposons pas seulement un service de secrétariat externalisé ; nous offrons un véritable partenariat pour optimiser l'efficacité de votre structure et améliorer l'accès aux soins sur votre territoire.
Voici les principales prestations offertes :
Gestion de l'accueil téléphonique et de la communication
- Permanence téléphonique personnalisée
Les appels sont décrochés au nom des CPTS ou des cabinets individuels, selon les consignes spécifiques, sur des plages horaires étendues (souvent de 8h à 20h, et le samedi matin).
- Filtrage qualifié des appels
Nos télésecrétaires sont formées pour distinguer les urgences réelles, les demandes médicales, les demandes de rendez-vous et les appels commerciaux. Seules les informations pertinentes sont transmises aux praticiens.
- Prise de messages et transmission sécurisée
Les messages détaillés sont saisis et transmis via des canaux sécurisés (messagerie sécurisée de santé) pour garantir la confidentialité des données patient (RGPD, HDS).
Support administratif et organisationnel
- Gestion des demandes administratives simples
Traitement des demandes de documents, d'informations pratiques, ou d'orientations vers les services compétents.
- Rédaction et frappe de documents
Saisie de comptes rendus, de courriers médicaux ou d'autres documents administratifs.
- Aide à la gestion des tâches non programmées
Contribution à la gestion des soins non programmés en orientant les patients vers les ressources adéquates ou en planifiant des créneaux dédiés au sein des CPTS.
Le recours au télésecrétariat est une solution moderne et stratégique qui s’inscrit parfaitement dans l’organisation territoriale des soins promue par les CPTS.
Pourquoi choisir notre solution pour votre CPTS ?
En tant que prestataire spécialisé, nous comprenons les défis uniques auxquels sont confrontées les Communautés Professionnelles Territoriales de Santé. Notre mission est de décharger les professionnels de santé des tâches administratives chronophages pour qu'ils puissent se concentrer sur la coordination des soins et le cœur de leur mission médicale.
Notre offre s'aligne directement sur les objectifs de l'Accord Conventionnel Interprofessionnel (ACI) et les enjeux de coordination territoriale :
- Expertise médicale spécialisée
Nos télésecrétaires sont formées aux spécificités du vocabulaire médical, aux logiciels métiers (Doctolib, Maiia, WEDA, HelloCare, etc.) et, surtout, aux logiques de parcours de soins et d'organisation territoriale propres aux CPTS.
- Centralisation et coordination optimisées
Nous agissons comme un point de contact unique pour les patients, les partenaires (hôpitaux, autres libéraux, services sociaux) et les membres de la CPTS. Nous facilitons la communication entre les différents acteurs grâce à la gestion d'agendas partagés et d'outils de messagerie sécurisée.
- Amélioration de l’accessibilité et de la permanence des soins
Nous garantissons une large plage de permanence téléphonique (par exemple, de 7h à 20h, 6j/7) pour assurer une réponse rapide aux demandes des patients et une meilleure gestion des urgences non vitales, contribuant ainsi à la régulation locale.
- Confidentialité et Sécurité (RGPD)
La gestion des données de santé est au cœur de nos priorités. Nos processus sont strictement conformes au RGPD et nous utilisons des infrastructures et des outils agréés HDS (Hébergeur de Données de Santé).
- Flexibilité et Évolutivité
Nos contrats s'adaptent à la taille et aux besoins spécifiques de votre CPTS, que vous soyez en phase de création ou mature. Nous ajustons nos prestations en fonction de la croissance de votre activité et des missions que vous développez.
En choisissant nos services, vous investissez dans une meilleure efficacité opérationnelle pour votre CPTS.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour un audit gratuit de vos besoins et une proposition sur mesure.
CPTS
En tant que prestataire, nous avons le devoir de nous interfacer avec vos outils existants. Nos télésecrétaires utilisent vos logiciels de gestion d'agenda partagés (Doctolib, Maiia, etc.) et les messageries sécurisées de santé (MSSanté). L'intégration est conçue pour être transparente, permettant une continuité des soins sans rupture technologique.
Nous offrons une formation spécifique sur les protocoles de la CPTS, les contacts locaux (pharmacies, infirmiers, services sociaux) et les priorités de santé du territoire. Un interlocuteur dédié au sein du service est souvent désigné pour assurer cette personnalisation. Des protocoles de filtrage rigoureux sont mis en place. Les télésecrétaires identifient les urgences et les demandes de soins non programmés, et les orientent immédiatement selon les procédures établies par la CPTS (par exemple, vers le médecin de garde, le SAS, ou un créneau d’urgence dédié dans l’agenda partagé).
En tant que prestataire sérieux dans le domaine médical, nous sommes conformes au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et utilisons des infrastructures certifiées HDS (Hébergeur de Données de Santé). Des mesures de sécurité strictes, un secret professionnel absolu et des canaux de communication sécurisés sont mis en œuvre.
Oui, la flexibilité est un avantage clé du télésecrétariat. Les services peuvent être ajustés pour gérer un débordement d'appels ponctuel, couvrir des congés ou assurer une permanence téléphonique étendue, en dehors des heures de bureau classiques, sans nécessiter d'embauche de personnel supplémentaire.
Nous proposons une tarification transparente, souvent à l'appel géré ou au temps passé, avec différents forfaits.
Nous fournissons des rapports d'activité réguliers. Ces rapports incluent des indicateurs clés (KPI) tels que le nombre d'appels décrochés, le taux d'appels manqués, le temps d'attente moyen et le nombre de rendez-vous pris, permettant à la CPTS de piloter l'efficacité du service. Une Communauté Professionnelle Territoriale de Santé (CPTS) est un regroupement de professionnels de santé (médecins, infirmiers, pharmaciens, etc.) d'un même territoire qui s'organisent à leur initiative autour d'un projet de santé commun pour améliorer l'accès aux soins, coordonner les parcours de soins complexes et répondre aux besoins de santé de la population locale, notamment face aux défis comme la démographie médicale. Elles structurent la coopération entre acteurs de ville, hôpitaux, médico-social, et peuvent couvrir des missions socles (accès aux soins non programmés, prévention) et optionnelles (qualité des soins, attractivité du territoire).
Concentration sur le cœur de métier
En déléguant les tâches administratives et la gestion des appels, les médecins peuvent se consacrer pleinement aux consultations et aux soins des patients.
Efficacité et flexibilité accrues
Nos services permettent de faire face rapidement aux imprévus, aux absences ou à un surplus ponctuel d'activité, sans perturber le fonctionnement du cabinet.
Optimisation des coûts
Faire appel à un service externe est souvent plus économique que l'embauche d'une secrétaire à temps plein, les coûts étant souvent basés sur un forfait ou le volume d'appels traités.
Gestion simplifiée
L'utilisation de logiciels et technologies dédiés permet une gestion fluide des agendas, des rendez-vous et des dossiers patients, contribuant à une meilleure organisation globale.
Disponibilité étendue
Notre secrétariat médical externalisé est opérationnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui permet aux patients de contacter le cabinet en dehors des heures d'ouverture normales.
Meilleure prise en charge
Tous les appels sont traités, réduisant ainsi les appels manqués et améliorant l'expérience patient globale grâce à une approche humaine et professionnelle.